I det daglige bestyrelsesarbejde er dagsorden og referat et vigtigt værktøj, som kan udnytte tiden og potentialet i bestyrelsen bedre.
Der er desværre alt for mange referater som aldrig bliver læst. Det kan være fordi de er uinteressante, for lange og uoverskuelige. Både på kort og lang sigt er det en fordel for en bestyrelse at have fokus på kvaliteten af dagsorden og referat til bestyrelsesmøder.

Indhold

Indholdet og opbygningen af et referat får man hurtigt styr på. Der findes gode værktøjer til at hjælpe, ligesom du herunder kan se et eksempel og en skabelon. Et referat bør indeholde de beslutninger som er truffet, ligesom vigtige oplysninger og synspunkter føres til referat.

Typisk bruger man i praksis også et referat som en tjekliste, så man på efterfølgende møder, kan følge op på de beslutninger der tidligere er truffet. Det er derfor naturligt at man i referatet noterer, hvem der udfører de opgaver, som der er truffet beslutning om.

Du kan bygge et referat op med følgende indholdspunkter:

  • Overskrift (eksempelvis “Bestyrelsesmøde oktober 2018)
  • Dato og sted (eksempelvis “12. Oktober, Klubhuset)
  • Personer (hvem deltager og hvem har meldt afbud. Skriv evt. referent og ordstyrer)
  • Punktliste fra dagsorden
  • Beslutninger (skriv evt. I særskilt afsnit om de beslutninger der er truffet)
  • Opgaver (skriv i punktform, hvem der inden næste møde har hvilke opgaver. Disse tages evt. med i dagsorden til næste møde)
  • Næste møde (slut mødet med at aftale dato og sted for næste møde, samt eventuelle punkter til dagsorden)

Gode råd

  • Skriv kort og præcist. Det er beslutningerne som er vigtige, så de ikke forsvinder i et uoverskueligt referat. Er det vigtigt at alt hvad deltagerne har sagt om et emne er ført til referat, så vedlæg evt. et bilag med et mere detaljeret referat.
  • Notér altid navnet på den eller de ansvarlige på alle opgaver.
  • Skriv informativt og undgå egne holdninger og kommentarer
  • Afslut og send referat til alle bestyrelsesmedlemmer og deltagere, umiddelbart efter mødets afslutning.

Der skal skrives referat fra alle bestyrelsesmøder og det kan kræve øvelse inden man mestrer notatteknikker og overblik. Det kan derfor være en god idé, at det er den samme referent til hvert møde, ligesom det er en fordel at benytte en skabelon til referat. Ved at bruge en skabelon, skal den valgte referent ikke bruge tid på opbygning og struktur af referatet, men kan koncentrere sig om indholdet.

Share: