Sidder du i en bestyrelse eller udvalg, hvor I afholder et eller flere arrangementer om året, kan det være en god idé at bruge lidt energi på at optimere arbejdet. Det giver mere overskud til det vigtige, og et bedre arrangement, når der effektiviseres bare en lille smule. Få gode råd til arbejdet herunder, hvor der også er forslag til værktøjer.
En stor opgave
De fleste bestyrelser afholder arrangementer. Det kan være den årlige julefrokost for bestyrelsen eller tilbagevendende større begivenheder som koncerter eller stævner. Desværre kan planlægningen, afholdelse og efterfølgende evaluering, være en stor opgave, som kræver både erfaring og de rigtige værktøjer. Uanset om det er en byfest eller en lille bowlingturnering, skal der bruges tid og kræfter.
Hver eneste dag afholdes tusindvis af arrangementer i Danmark. Store som små, hvor der er brugt rigtig mange timer på at planlægge. De færreste tænker på de kræfter og timer der er brugt op til- og under et arrangement. Man tænker heller ikke på at arrangementet formodentlig ikke var blevet til noget, hvis det ikke havde været for frivillige. Selv om et arrangement selvfølgelig kan have en økonomisk gevinst, går overskuddet typisk til, på den ene eller anden måde, at støtte noget godt og lokalt.
Planlægning af et arrangement
I mange tilfælde er det bestyrelsen som har været idé-generator til et arrangement og det at komme fra en løs idé og snakke sig frem til en mere fast plan, kan tage en stor bid af et bestyrelsesmøde og gå ud over andre vigtige emner på dagsordenen. Det bliver derfor ofte en “opgave” til næste møde at tænke lidt mere over idéen og nogle vil skulle ud og undersøge muligheder osv. Går der bare 3-4 uger inden næste møde, kan meget gå tabt. Både af idéer og gnisten, hvorfor det er vigtigt at holde en løbende dialog imellem møderne. Det kan føre til en endeløs strøm af e-mails, SMS og beskeder i en Facebook-gruppe, hvor det efterfølgende kan være svært at have overblikket og finde den gode idé man ved man har set i en tråd eller SMS.
Det er en stor fordel at blive enige om at holde sig til en enkelt kommunikationskanal. I mange tilfælde er Facebook en rigtig god idé, men man bør forsøge at holde sig til gruppe-beskeder og ikke skrive i gruppens væg. Selv i beskeder, kan det være svært at finde tilbage til eksempelvis en stillet opgave. Det er dog bedre end SMS og e-mail, med mindre alle er rigtig gode til at have en god mappestruktur i mailprogrammet og efterfølgende skrive opgaver i en personlig kalender.
Et vigtigt værktøj
Langt de fleste bestyrelser og udvalg, vil kunne få stor fordel af at benytte et værktøj til planlægning af arrangementet. Et system, hvor man kan holde styr på alle de forskellige detaljer og opgaver et arrangement kan bestå af. Det er selvfølgelig muligt at skræddersy et dokument i eksempelvis Excel, men til gengæld kan det give en del problemer at have flere forskellige til at redigere dokumentet, og ofte også problemer med at få login og adgang til at fungere.
Det kan derfor være en god idé at finde et værktøj til at hjælpe. Der findes rigtig mange forskellige, men der er stor forskel på kvaliteten og mulighederne. Basecamp er et godt værktøjer med et godt overblik. Er det for stor en post på budgettet findes der andre muligheder som Trello eller Monday, men det er vigtigt at huske på at det senere kan blive besværligt at skifte, så brug tid på at teste systemet. Det ønskværdige ville være et system, hvor man både kan have overblik over planlægningen, opgaverne og have kommunikationen samlet. Indtil videre er det ikke muligt, i selv dyrere systemer. Det kunne dog se ud til at det ser lyst ud for de foreninger der benytter HeyBoard, hvor målet er at kunne samle alle relevante værktøjer og funktioner til bestyrelsesarbejdet. Kan man holde både kommunikation, dagsorden, referat, planlægning, kalender osv. samlet ét sted, vil det kunne gøre en kæmpe forskel for de ofte frivillige kræfter i bestyrelsen.
Husk det til næste år
Har man stået med et tilbagevendende arrangement, har man helt sikkert også hørt “det skal vi lige huske næste år”. Så fortsætter man oprydningen eller nedpakningen og når der ugen eller måneden efter evalueres, er meget gået i glemmebogen.
Med det rigtige værktøj, kan man hurtigt lige finde telefonen frem og skrive noter eller huskesedler. På den måde går man ikke glip af ekstrem vigtig læring og erfaring fra et afholdt arrangement. Hvis alle også under arrangementet hurtigt kan smide hurtige idéer eller forslag til forbedringer ind i systemet, er det en uvurderlig hjælp. Især i bestyrelser og udvalg, hvor der kan være stor udskiftning er det vigtigt at have skrevet ned til næste arrangement.
Det bedste værktøj til planlægningen er en form for køreplan. Med en ordentlig køreplan er man ikke sårbar, hvis en af “de gamle” og erfarne ikke kan deltage. Køreplanen fungerer både som huskeliste op til og under arrangementet. Den bør tilpasses løbende og umiddelbart efter arrangementet, hvor man skriver alle detaljer ned. Små ting kan gøre en stor forskel og det bør prioriteres til selv små arrangementer at få gang i en køreplan. Har I ikke værktøjet til det, så kan det anbefales at oprette et regneark eller tekst-dokument, med så mange detaljer som muligt. Download en simpel køreplan her på siden og snak om på Jeres næste møde, om ikke der skal bruges lidt energi og resourcer på et system eller værktøj, som kan hjælpe jer fremover.
Gode råd om planlægning af arrangementer
- Hold kommunikationen I samme kanal.
- Sørg for at oprette og vedligeholde en god køreplan
- Evaluer løbende. Både under og hurtigt efter arrangementet.
- Sørg for en opdateret liste over frivillige og eventuelle sponsorer
- Send hurtigt efter arrangementet en tak til sponsorer og frivillige
Arrangementer overalt i Danmark er vigtige for samfundet og giver uforglemmelige oplevelser. Med de rigtige værktøjer og det rigtige fokus, sikres et fortsat godt grundlag for frivilligt arbejde og en masse gode idéer, går ikke i glemmebogen.